Como organizar tempo e tarefas do seu dia a dia? Confira!

Provavelmente, você já sentiu aquela sensação de que “faltam horas no seu dia”. Ao final de mais uma rotina de trabalho, estudo, academia e cuidados com a casa, parece que as 24 horas não são suficientes para fazer tudo o que você precisa.

Mas, afinal, se todo mundo tem a mesma quantidade de horas para realizar suas atividades, por que algumas pessoas conseguem otimizar melhor esse recurso? O segredo está em saber organizar o tempo e as tarefas. Quando você consegue lidar com isso, a sua percepção de rendimento muda.

Neste artigo, vamos mostrar como é possível organizar o tempo e as tarefas de forma inteligente e dinâmica. Você vai entender a importância do planejamento, conhecer dicas de organização e aprender hábitos saudáveis, que vão mudar completamente a maneira como você enxerga a sua rotina!

Qual é a importância de planejar suas tarefas diárias? 

A sensação de que o tempo está passando cada vez mais rápido tem a ver com a evolução e a rapidez com que as informações são acessadas. Com a tecnologia, o imediatismo se tornou uma característica dos tempos modernos.

Não é por acaso que vivemos com a impressão de que não vamos conseguir executar todas as nossas atividades em tempo hábil — e, muitas vezes, não conseguimos aproveitar, de fato, o nosso tempo disponível. Mas como mudar isso?

Uma das melhores maneiras de conseguir fazer uso inteligente do tempo é por meio do planejamento e da organização. Seja na sua vida pessoal ou no ambiente de trabalho, você deve focar na gestão, organizando as tarefas de acordo com a sua realidade.

A partir do momento em que você investe nesse planejamento, consegue ter mais qualidade de vida, aproveitar o tempo de lazer, além de executar suas obrigações sem preocupação.

Conforme pesquisa realizada pela International Stress Management Association Brasil (ISMA-BR), entidade internacional que atua na prevenção e no estudo do estresse, pelo menos:

• 62% dos brasileiros sofrem com a falta de tempo atrelada à sobrecarga de trabalho e ao excesso de tarefas que precisam ser executadas em sua rotina;
• 30% dos profissionais foram diagnosticados com esgotamento físico e mental (síndrome de burnout), distúrbio que pode estar associado ao surgimento de problemas cardíacos, ansiedade, depressão e transtornos do sono.

Esses números preocupam e devem ser um sinal de alerta para quem está sofrendo com dificuldades de gerir o próprio tempo. O Brasil está listado como o segundo país no ranking mundial como a população mais estressada do mundo. Esse índice está relacionado justamente à sensação de escassez de tempo.

Portanto, saber planejar suas tarefas diárias pode ajudar com que você se mantenha longe dessas estatísticas, contribuindo para manter a saúde física e mental, bem como um controle adequado e eficiente das suas tarefas.

Como organizar tempo e tarefas em meio à sua rotina?

Quando se fala em organizar a rotina, o primeiro fator que você precisa ter em mente é a capacidade de entender quais são suas tarefas, quais são prioridades e como elas podem ser encaixadas no dia a dia, sem gerar muito desgaste.

Em outras palavras: não adianta querer abraçar o mundo! Você precisa entender suas limitações, avaliar o que é mais importante realizar e identificar uma maneira de criar uma agenda de atividades que funcione bem.

A seguir, listamos algumas dicas práticas que vão ajudar nessa organização. Acompanhe!

Liste suas tarefas

Esta dica pode ser aplicada tanto nas suas atividades pessoais quanto profissionais. Antes de começar a executá-las, faça uma lista com tudo aquilo que precisa ser feito.

Ao montar a lista, é possível ter uma noção concreta de tudo o que precisa ser realizado. Essa atividade ajudará a avaliar o volume de obrigações, além dos níveis de urgência de cada uma delas.

Definir prioridades

Se você tem uma lista interminável de atividades, fica humanamente impossível cumprir todas em um único dia. A compreensão de que não há condições de fazer tudo em pouco tempo é um elemento importante que vai ajudar você na tarefa de priorizar.

É justamente aqui que entra a nossa segunda dica de organização de tempo e tarefas: aprender a definir prioridades.

Seja na sua vida pessoal ou no trabalho, você deve estabelecer quais atividades são prioritárias e quais “podem esperar para depois”. Para fazer essa classificação, separamos algumas dicas que podem ajudar.

• tarefa importante e urgente: deve ser feita imediatamente;
• tarefa importante, mas não urgente: pode ser feita durante o dia ou programada para a semana;
• urgente, mas não importante: deve ser encaixada nas suas atividades semanais;
• não urgente e não importante: pode esperar e, em alguns casos, até ser eliminada da lista.

Essa classificação pode ser adaptada tanto para tarefas de trabalho quanto para obrigações diárias envolvendo o autocuidado e as atividades domésticas. Por exemplo, é recomendável que todas as pessoas combatam o sedentarismo praticando atividades físicas, que podem incluir desde caminhadas diárias até idas à academia, prática de yoga ou ciclismo. Essas tarefas podem entrar na categoria “importante, mas não urgente”, ou seja, não representam grau de prioridade elevado e podem ser executadas ao longo da semana.

Ao olhar para sua lista de tarefas e categorizá-las seguindo esse sistema de classificação, você conseguirá determinar os melhores horários para a realização de cada uma delas.

Determinar os horários para terminar as tarefas

Você já listou suas tarefas e já categorizou o nível de prioridade de todas. Agora, é o momento de planejar a execução de cada uma delas. O ideal é focar em um cronograma semanal ou até mensal, dependendo do volume de demandas e da rotina que você deseja criar.

Quando a pessoa cria um calendário e organiza suas atividades, estabelecendo o horário para realização, ela reduz o risco de “se perder” ou “deixar de fazer algo”. Os cronogramas servem como um lembrete ilustrado de tudo o que você precisa fazer, permitindo visualizar, inclusive, o momento de descanso.

Se você faz uso de medicações de rotina, não esqueça de incluí-las na sua lista de prioridades. Elas devem ser colocadas no topo das tarefas diárias. Isso vai eliminar o risco de esquecer de tomar aquele comprimido antes de começar o dia.

Não exagerar na quantidade de tarefas diárias

Esta é uma dica superimportante, pois se trata de uma das grandes dificuldades experimentadas por pessoas que têm uma rotina muito dinâmica: o excesso de atividades e estímulos.

As pessoas são diferentes, com necessidades e interesses diversos, características que podem variar muito entre si. Enquanto existem aquelas que têm um nível de disposição altíssimo e conseguem acordar às cinco da manhã para estudar, fazer academia e ir ao trabalho sem dificuldade, há outras que não têm essa disposição.

Via de regra, não existe nada errado com algum desses dois perfis. O que você precisa avaliar é o excesso de disposição e o excesso de “preguiça”. Quando esses excessos afetam sua vida, seu trabalho e suas relações, é sinal de que algo pode estar errado. Em situações como essas, é interessante buscar orientação de um profissional da área de saúde.

Mas, voltando para a dica, o cuidado que precisa ser tomado é com relação ao excesso de atividades diárias. Desenvolva o autoconhecimento e entenda quais são os seus limites. A partir daí, monte um cronograma condizente com as suas possibilidades.

Fazer um planejamento da semana ou do mês

Como destacamos, a melhor forma de organizar o tempo e as tarefas é montando cronogramas semanais ou mensais. Assim, não é preciso fazer isso todos os dias, já que as tarefas foram previamente organizadas e você tem toda a semana (ou mês) para ir executando cada uma delas.

Caso tenha imprevistos ou surjam novas atividades ao longo da semana, basta incluí-las no seu cronograma.

Não se esquecer de separar um horário para a prática de atividades físicas

As atividades físicas são imprescindíveis. Independentemente da sua idade ou rotina, é necessário incluir exercícios físicos em suas práticas diárias ou semanais para o bem da sua saúde.

A frequência e o tipo de exercício podem variar de acordo com a realidade de cada pessoa, porém, não devem existir limitações ou restrições quanto a sua prática.

De acordo com a Pesquisa Nacional de Saúde (PNS), publicada em 2019 pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), 40,3% dos brasileiros adultos são insuficientemente ativos, ou seja, são pessoas sedentárias. Nessa parcela da população, o número é maior entre as mulheres, sendo 47,5% pouco ativas e, entre a população masculina, esse número é de 32,1%.

O sedentarismo é uma situação que pode desencadear uma série de doenças, que vão desde transtornos físicos até mentais. Por isso, invista em práticas que garantam a manutenção da sua saúde e seu bem-estar.

Definir horários para a sua alimentação

A alimentação deve ser considerada uma atividade importante e coordenada. Isso não significa que você precisa funcionar como um relógio e se alimentar a cada X horas. Inclusive, um nutricionista poderá dar orientações com relação aos melhores cuidados no planejamento da sua dieta alimentar.

A dica que temos para trazer nesse sentido é que a alimentação deve ser vista e tratada como um momento importante do dia, sendo primordial fazer pausas para descansar e alimentar-se de maneira adequada.

Algumas pessoas almoçam enquanto ficam no computador lendo e-mails, ou deixam de almoçar e fazem um lanche no meio do dia quando lembram. Esse tipo de conduta pode ser prejudicial para o seu bem-estar e saúde. Por isso, valorize e organize o seu tempo para fazer suas refeições de forma tranquila e programada.

Como adotar hábitos saudáveis em uma rotina corrida?

Todo mundo sabe a importância de manter uma rotina saudável, entretanto, o grande desafio não está no “que”, mas no “como”. Ou seja, como manter uma rotina saudável diante de tantas atividades e obrigações?

A partir do momento que você entende que o seu corpo tem limites, que as suas tarefas precisam ser organizadas e priorizadas e que um corpo saudável tem combustível para produzir mais e melhor, fica muito mais simples cumprir com suas obrigações.

Por isso, uma rotina, seja ela corrida ou não, precisa estar integrada aos hábitos saudáveis. Pode até parecer óbvio para algumas pessoas, mas apesar de toda obviedade, ainda é comum perceber que essas mesmas pessoas não se alimentam bem, não cuidam da saúde e não praticam atividades físicas, para citar apenas alguns exemplos.

Abaixo, apresentamos alguns hábitos saudáveis que podem — e devem — ser integrados na sua rotina, mesmo que seja uma rotina dinâmica e repleta de tarefas:

Ter uma boa alimentação

A alimentação saudável é e continua sendo um dos principais meios de prevenir o surgimento de doenças. As regras básicas envolvendo uma alimentação saudável são:

• priorize a ingestão de alimentos como frutas, verduras, legumes, leguminosas, sementes, cereais integrais, proteínas de alto valor e gorduras boas;
• evite a ingestão de alimentos ultraprocessados, adoçados artificialmente, ricos em sódio, compostos por gorduras saturadas, fritos e industrializados.

Neste contexto, a orientação de um nutricionista vai fazer toda a diferença. Esse profissional terá condições de avaliar a sua dieta atual e montar uma opção que seja adequada às suas preferências e objetivos (caso você tenha alguma meta específica, como emagrecer, combater alguma doença ou buscar melhorias estéticas).

A alimentação saudável envolve a variedade de grupos alimentares, a diversificação dos pratos consumidos e a constância ideal das refeições. Pode levar em conta, ainda, o balanceamento do teor nutricional das refeições, de acordo com a necessidade de cada pessoa.

A alimentação saudável também se baseia na análise de questões como: faixa etária, peso, existência de patologias e problemas preexistentes e rotina.

Com uma alimentação adequada, você terá mais disposição e bem-estar, não vai ficar doente com tanta frequência e conseguirá acordar todos os dias com mais ânimo para cumprir a sua lista de tarefas.

De acordo com a Organização Pan-Americana da Saúde (OPAS), cerca de 300 milhões de pessoas no mundo, de todas as idades, têm depressão, transtorno que também pode ser causado por desequilíbrios na saúde física. Logo, se alimentar bem ajuda a garantir uma mente mais equilibrada e saudável.

Beber água de forma adequada

A ingestão de água é outro hábito saudável que faz toda a diferença na sua saúde. Possivelmente, você já sabe que aproximadamente 70% do nosso corpo é composto por água. Ela ajuda a hidratar, levando os nutrientes até as células e expulsando as substâncias tóxicas do organismo através do suor e da urina.

Ingerir pelo menos dois litros de água ao decorrer de um dia pode evitar problemas de saúde, favorecendo as reações metabólicas do nosso organismo.

Vale salientar que as recomendações de quantidade de ingestão podem variar de acordo com a idade e as particularidades de cada pessoa. A média geral é dois litros, por isso citamos como um mínimo recomendado.

Sua ingestão não pode ser inferior à quantidade de água que é eliminada pelo seu organismo, seja por meio da urina, das fezes ou da transpiração. Sendo assim, uma pessoa que faz exercícios físicos com regularidade tem mais necessidade de hidratação que uma pessoa que não faz.

De qualquer forma, ingerir água não faz mal à saúde e, por isso, é um hábito que precisa ser construído e incentivado.

Existem alguns aplicativos que ajudam a lembrar de tarefas básicas como: beber água e tomar os seus medicamentos. A maioria é gratuita, por isso vale a pena pesquisar alternativas de apps que podem ajudar nesse sentido.

Realizar atividades físicas

As atividades físicas são a maneira ideal de combater o sedentarismo. Encontre algo que você goste de fazer e crie uma rotina de práticas. Quanto mais você praticar, melhor, por isso, o roteiro ideal considera pelo menos 40 a 60 minutos diários de alguma atividade.

Um método que pode ajudar no seu planejamento e coordenação é a elaboração de um cronograma de atividades físicas. Ele pode ser estruturado para que você determine qual horário do dia será dedicado a essa tarefa.

A ferramenta deve conter desde informações básicas das atividades, como nome, data de realização, tempo de duração e prazo-limite, até detalhes relevantes para a compreensão dos treinos. Pode ser útil, por exemplo, colocar o número de repetições, a descrição do movimento, o tipo de ritmo, entre outros itens.

Para quem não tem nenhum hábito, é possível começar com caminhadas e atividades mais leves. Caso queira partir para musculação e treinos mais complexos, é preciso buscar o suporte de um profissional da área de educação física.

A conversa com especialistas é a melhor escolha para quem está na dúvida sobre como montar um cronograma de exercícios físicos. Afinal, os profissionais entendem o potencial e os riscos de diferentes práticas para apontar o conjunto ideal de atividade a cada indivíduo.

Não abrir mão das atividades de lazer

Ao longo deste artigo, temos conversado sobre a importância da manutenção da saúde física e mental. Essa dica é destinada principalmente para o cuidado com o bem-estar mental. Independente da rotina e das suas obrigações diárias, jamais abra mão de dedicar um tempo para suas atividades de lazer.

Para algumas pessoas, as atividades de lazer são justamente as atividades físicas. Já outras preferem dedicar um tempo para sair com os amigos, ir ao cinema, ler livros, assistir a séries e filmes. Enfim, não importa qual será a prática escolhida, é importante dedicar um tempo a ela.

São essas atividades que ajudam a manter ações de autocuidado e podem fazer toda a diferença no combate a problemas como ansiedade e depressão.

Tenha uma boa noite de sono

Depois de um dia repleto de tarefas, incluindo trabalho, atividades físicas, demandas de casa e cuidado com a família, não abra mão de uma boa noite de sono, pois ele é um verdadeiro restaurador da sua saúde.

Por meio dele, o nosso corpo descansa e se prepara para o próximo dia que vai começar. Uma boa noite de sono ajuda a melhorar a disposição, diminui o risco do surgimento de doenças e favorece a sua produtividade. Separamos algumas dicas que podem ajudar você a dormir melhor:

• evite usar o celular antes de dormir;
• mantenha os ambientes com pouca luz pelo menos uma hora antes de ir para a cama;
• deixe um livro ao lado da cama e aprecie uma leitura tranquila momentos antes de descansar;
• crie uma rotina de sono indo dormir todos os dias no mesmo horário.

Fuja da procrastinação

Por fim, a nossa última dica é o enfrentamento de um problema que afeta muitas pessoas de diferentes idades: a procrastinação.

Quando não é combatida, essa atitude de “deixar para depois” se torna um hábito danoso. Assim, ela pode simplesmente acabar com todo o planejamento de tarefas que você montou.

Para evitar que ela aconteça, você deve ficar atento aos gatilhos de distração que costumam afetar sua rotina. Geralmente, eles incluem redes sociais, televisão, notificações no celular, e-mails e cafés fora da hora com os colegas de trabalho.

Com as ferramentas certas, fica mais fácil manter uma rotina organizada. Confira as nossas dicas de aplicativos e soluções que vão se tornar verdadeiras aliadas na gestão do seu tempo.

Quando você organiza bem sua rotina e toma cuidado para não cair nas armadilhas provocadas pela procrastinação, você consegue aproveitar melhor o tempo disponível e executar tudo aquilo a que se propôs.

Uma forma bacana de encarar seu cronograma de atividades é criando recompensas para as metas cumpridas. Por exemplo, se você conseguir cumprir com seu plano de atividade física durante um mês, pode se autopresentear com algum objeto de desejo ou uma pequena viagem em família ao final de semana.

Essas pequenas compensações vão estimular a manutenção de uma rotina mais saudável e produtiva. Depois de um tempo mantendo esses bons hábitos, você vai perceber que tudo começará a ser feito de maneira totalmente natural.

Os hábitos saudáveis ajudam quem quer melhorar sua rotina, principalmente se ela for corrida. Com boa alimentação, hidratação, prática de atividades físicas, momentos de lazer, uma boa noite de sono e cuidado com a procrastinação, você conseguirá atingir suas metas com mais facilidade.

Como visto aqui, a organização do tempo e das tarefas demanda planejamento e foco. Com bons hábitos e a definição de prioridades, é possível manter uma rotina produtiva sem deixar de cuidar da sua saúde.

Gostou de saber mais sobre como organizar tempo e tarefas? Então, você também vai gostar do artigo: Como diminuir o estresse do dia a dia? Um guia para sua saúde física e mental!